Il n’est pas surprenant que les équipes chargées de la logistique soient submergées de documents et de fichiers de toutes sortes. Des bons de commande aux factures commerciales, en passant par les récépissés d’entrepôt et les déclarations de sécurité, le service chargé de la chaîne logistique doit traiter régulièrement un grand nombre de documents. Ajoutez à cela les retards causés par les problèmes logistiques et les conflits, ainsi que les fluctuations des prix dues aux droits de douane, et la complexité de la chaîne logistique et des achats semble sans fin.
Dans des environnements et des situations aussi complexes que ceux auxquels sont confrontées les équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement, le traitement automatisé des documents est une bouffée d’air frais qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus urgentes. L’automatisation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et le traitement intelligent des documents ne se limitent pas à accélérer les tâches. En fait, ils présentent de nombreux autres avantages, allant d’une collaboration et d’une productivité accrues à une réduction des erreurs et des coûts.
Pour mettre les choses en perspective, les données de McKinsey montrent que le passage aux bordereaux d’expédition électroniques pourrait permettre de réaliser jusqu’à 6,5 milliards de dollars d’économies directes. Cela montre que l’automatisation de la gestion des documents et des processus métier devrait être particulièrement envisagée par les équipes de la chaîne d’approvisionnement qui souhaitent se développer sans se ruiner.
Quels types de documents les équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement utilisent-elles ?
Les équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement ne se contentent pas de déterminer où s’approvisionner en produits. Dans de nombreux cas, les entreprises travaillent avec d’autres entreprises qui peuvent se trouver dans un autre pays, voire sur un autre continent. Dans de telles situations, lorsque le travail des équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement, des achats et de la logistique ne se limite pas à une seule région géographique, cela implique naturellement beaucoup plus de paperasse.
Voici une liste de certains des documents que les équipes chargées de la logistique doivent régulièrement créer, obtenir, examiner et approuver :
- Licenses d’import et d’export
Comme mentionné ci-dessus, les entreprises travaillent souvent avec des fournisseurs situés dans différentes régions afin de répondre à leurs besoins ou à la demande en matière de production. Ces fournisseurs peuvent fournir soit des matières premières, soit des produits finis qui sont ensuite vendus localement. Dans la plupart des cas, lorsqu’elles importent ou exportent des marchandises telles que des produits chimiques, des appareils électroniques ou des médicaments, les entreprises doivent disposer des licences appropriées qui garantissent qu’elles ont l’autorisation légale d’importer ou d’exporter les produits ou marchandises en question.
Ces licences doivent être obtenues et mises à jour en permanence afin de pouvoir être utilisées pour accéder à de nouveaux marchés et continuer à commercer sans aucun problème. De plus, ces licences sont également utiles à des fins d’audit et de réglementation.
Afin de garantir que tous ces documents et licences soient accessibles à toutes les équipes à partir d’un emplacement centralisé, il convient d’utiliser un système de gestion des documents. Ces systèmes intelligents de traitement des documents permettent de maintenir tous les documents à jour et de garantir que seules les personnes autorisées y ont accès. Ainsi, les équipes n’auront pas à se démener pour trouver les bons documents en cas de changement dans l’environnement opérationnel et pourront facilement prouver qu’elles sont légalement autorisées à importer ou exporter des marchandises depuis d’autres pays.
- Factures
Comme on peut l’imaginer, les factures constituent un élément très important de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises doivent non seulement s’assurer que les factures qu’elles établissent pour leurs clients sont très détaillées, mais aussi garder une trace des factures qu’elles ont elles-mêmes payées à d’autres entreprises/fournisseurs.
Dans la plupart des cas, les factures doivent passer par plusieurs personnes au sein de l’entreprise, des chefs d’équipe et responsables jusqu’au directeur du département. Dans ce type de situation, un système d’automatisation des documents peut s’avérer utile en automatisant le processus d’approbation et en permettant à toutes les parties prenantes d’examiner et d’approuver la facture à partir d’un emplacement centralisé.
De cette façon, les équipes n’auront plus à se soucier de gérer plusieurs versions différentes d’une même facture. Comme tout sera stocké et accessible à partir d’un seul endroit, il ne sera plus nécessaire de créer des copies du même document. De plus, comme le processus d’approbation ne dépendra plus des fils de discussion par email, les approbations pourront également être beaucoup plus rapides.
Comment le traitement intelligent des documents peut-il aider les équipes chargées de la logistique ?
Le traitement intelligent des documents ne se limite pas au simple stockage des documents en un seul endroit. Étant donné que tous les processus de la chaîne d’approvisionnement impliquent un certain nombre de parties prenantes et que de nombreux éléments peuvent avoir une incidence significative sur les opérations, il est important d’exercer un contrôle accru sur tous les documents dont le service chargé de la chaîne d’approvisionnement a besoin. Voici quelques exemples illustrant comment le traitement automatisé des documents peut faciliter la gestion de la chaîne d’approvisionnement :
Capture de documents
Les documents relatifs à la chaîne d’approvisionnement peuvent prendre différentes formes. Cependant, les factures et les bons de commande existent généralement sous divers formats et doivent être structurés pour être traités correctement. Les outils de traitement intelligent des documents tels qu’Intalio peuvent faciliter cette tâche grâce à leur technologie OCR intégrée qui permet de numériser facilement les documents afin qu’ils puissent être stockés de manière digitale et sécurisée. Intalio propose également des options d’importation en masse qui permettent aux équipes chargées de la logistique de saisir et de stocker facilement et en toute sécurité un grand nombre de documents.
Classement et classification
Lorsque vous traitez un grand nombre de documents, il est facile d’oublier ou de perdre de vue leur emplacement de stockage. Les solutions intelligentes de traitement des documents telles qu’Intalio Document résolvent ce problème grâce à des fonctionnalités de stockage et de catégorisation performantes qui facilitent considérablement le stockage, la recherche et la récupération des documents. Tous les fichiers sont indexés à l’aide de métadonnées qui fournissent des informations contextuelles supplémentaires, ce qui permet de rechercher des documents en quelques secondes seulement.
Traitement plus rapide
L’un des principaux avantages de l’automatisation et de la numérisation du traitement des documents réside dans le gain de rapidité et de productivité qu’elle offre. Une fois tous vos documents stockés au même endroit centralisé, ils sont facilement accessibles et peuvent être traités sans délai. En réduisant le temps consacré à la recherche et à l’envoi d’emails et de rappels pour approuver les documents, les équipes de la chaîne d’approvisionnement peuvent se concentrer sur d’autres tâches plus importantes qui ne peuvent pas être automatisées.
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