Dans le monde actuel, les entreprises s’orientent de manière proactive vers l’automatisation afin de simplifier les processus, d’accroître l’efficacité et de minimiser les erreurs humaines. Cependant, la mise en œuvre de processus automatisés n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît.
La plupart des entreprises se retrouvent confrontées à des défis tels qu’une faible intégration des systèmes, la résistance des collaborateurs et l’inefficacité causée par l’automatisation à outrance. Par conséquent, pour optimiser les solutions d’automatisation des processus métier, les entreprises doivent établir un cadre stratégique avec clarté, évolutivité et optimisation continue.
Ce guide couvre les pièges les plus courants de l’automatisation des processus et présente les meilleures pratiques pour une mise en œuvre en douceur. Nous expliquerons également comment les solutions d’automatisation d’Intalio aident les entreprises à éliminer ces problèmes et à fournir des opérations fluides, sans erreur et évolutives.
Pièges courants dans l’automatisation des processus métiers
Bien que l’automatisation présente des avantages considérables, sa mauvaise exécution peut entraîner des inefficacités opérationnelles et des pertes économiques. Voici quelques-uns des enjeux les plus courants de l’automatisation des processus auxquels les entreprises sont confrontées :
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Objectifs peu clairs
Selon une étude du NCBI, les entreprises ne peuvent pas atteindre leurs objectifs d’automatisation parce qu’elles n’ont pas d’objectifs clairs. Elles ont tendance à se précipiter dans la mise en place de solutions d’automatisation pour les entreprises sans savoir clairement ce qu’elles veulent obtenir. En l’absence d’objectifs clairs, l’automatisation risque d’entraîner la duplication des processus plutôt qu’une amélioration de l’efficacité.
2. L’automatisation à outrance
L’automatisation des processus d’entreprise n’améliore pas tout. Une dépendance excessive à ce type d’automatisation peut entraîner une diminution de la flexibilité, ce qui accroît la difficulté pour les entreprises de traiter les cas exceptionnels nécessitant une intervention humaine. Dans une étude Pew Research de 2023, la plupart des collaborateurs se plaignent lorsque l’automatisation est appliquée pour remplacer des processus, ce qui entraîne un manque de contrôle sur leur propre travail.
3. Non adoption par les utilisateurs
La résistance des collaborateurs est l’une des principales causes d’échec de l’automatisation. En effet, 23 % des collaborateurs américains craignent de perdre leur emploi avec l’automatisation au cours des cinq prochaines années et de ne pas améliorer leur processus. Les entreprises qui ne forment pas correctement leurs collaborateurs et ne mettent pas en œuvre des stratégies de gestion du changement connaîtront souvent de faibles taux d’adoption.
4. Mauvaise intégration des systèmes
Les solutions d’automatisation des entreprises doivent être intégrées aux systèmes actuels de manière transparente. Lorsque les outils d’automatisation fonctionnent indépendamment les uns des autres, des incohérences apparaissent dans les données, ce qui entraîne des inefficacités au lieu d’optimiser les processus.
5. Incapacité d’optimiser en continu
L’automatisation n’est pas une solution « prête à l’emploi ». Les entreprises qui ne sont pas en mesure de suivre et d’optimiser leurs processus de temps à autre risquent de provoquer des inefficacités, des goulots d’étranglement et des coûts opérationnels plus élevés.
Meilleures pratiques pour une automatisation efficace des processus
Les entreprises doivent adopter les meilleures pratiques nécessaires pour éviter ces échecs et maximiser les avantages des solutions logicielles d’automatisation des processus métiers.
1. Définir des objectifs clairs et des indicateurs clés de performance (KPIs)
Avant de mettre en place l’automatisation, les entreprises doivent définir des objectifs clairs et des indicateurs de performance clés quantifiables. Définir les enjeux précis auxquels l’automatisation doit répondre garantit la cohérence de la démarche.
Comment Intalio vous aide :
Le système de gestion de cas d’Intalio facilite efficacement le processus au sein d’une entreprise. Le système prend en charge le suivi des processus et la définition d’objectifs afin que les processus automatisés fonctionnent conformément aux objectifs de l’entreprise.
2. Choisir les outils d’automatisation appropriés
Il est important d’opter pour le bon choix d’outils d’automatisation des processus métiers. Les entreprises doivent vérifier l’évolutivité, les fonctionnalités d’intégration et la simplicité lorsqu’elles comparent les solutions.
Comment Intalio vous aide :
Intalio propose une suite complète de gestion des processus d’entreprise (BPM) qui comprend des solutions de signature numérique, de gestion de la correspondance et de traitement du courrier numérique. Ces outils permettent d’automatiser de nombreux processus afin de garantir des performances optimales et de minimiser le travail manuel.
3. Faciliter l’intégration des systèmes
Les logiciels d’automatisation pour les entreprises doivent être parfaitement intégrés aux solutions d’entreprise existantes afin d’éviter les interruptions de processus.
Comment Intalio vous aide :
Digital Mailroom d’Intalio est une plateforme intégrée qui standardise le suivi du courrier afin de minimiser les frais administratifs tout en assurant une communication fluide au sein d’une entreprise.
4. Engager les parties concernées et former le personnel
Une automatisation efficace implique une collaboration entre les équipes informatiques, les responsables de service et les utilisateurs finaux. Les entreprises devraient impliquer les collaborateurs dès le début du processus d’automatisation afin d’en faciliter l’adoption.
Comment Intalio vous aide :
Le système de suivi de la correspondance d’Intalio permet une communication et une collaboration efficaces entre les départements afin que toutes les parties concernées soient tenues au courant pendant le processus d’automatisation.
5. Commencer doucement et passer progressivement à la vitesse supérieure
L’automatisation progressive permet aux entreprises de tester et d’affiner les processus avant de les déployer à grande échelle.
Comment Intalio vous aide :
Grâce aux solutions BPM flexibles d’Intalio, les entreprises peuvent automatiser de petits processus dans un premier temps, puis augmenter l’automatisation en fonction des besoins en suivant une stratégie de gestion des processus évolutive.
6. Mettre en place une intervention humaine lorsque cela est nécessaire
L’automatisation complète n’est pas nécessaire pour toutes les tâches. Les entreprises doivent déterminer où l’intervention humaine est nécessaire et veiller à ce que l’automatisation vienne compléter, et non supplanter, l’expertise humaine.
Comment Intalio vous aide :
La solution de signature numérique d’Intalio apporte une couche supplémentaire de gestion humaine grâce à la possibilité de sécuriser et d’authentifier les documents tout en conservant un processus de validation numérique simplifié.
7. Contrôler et optimiser régulièrement les processus automatisés
Un rapport des Journaux de l’IRE a révélé que les grands conglomérats tels qu’Amazon, Toyota et Pfizer contrôlent et optimisent régulièrement les processus commerciaux automatisés, ce qui a permis d’améliorer de manière significative l’efficacité opérationnelle. Une analyse régulière des performances permet de s’assurer que l’automatisation reste efficace et alignée sur les objectifs de l’entreprise.
Comment Intalio vous aide :
Les tableaux de bord de workflow d’Intalio offrent aux entreprises une visibilité en temps réel sur les solutions d’automatisation des processus métier, ce qui permet de suivre les progrès, de détecter les inefficacités et d’optimiser les processus en fonction.
Conclusion
Une automatisation réussie des processus peut favoriser l’excellence dans l’entreprise grâce à une efficacité accrue, une minimisation des coûts et une meilleure collaboration. Toutefois, les entreprises doivent contourner les pièges courants de l’automatisation des processus pour en optimiser l’utilisation.
En suivant les meilleures pratiques – définir des objectifs clairs, sélectionner les outils appropriés, les intégrer et donner la priorité à l’optimisation continue – les entreprises peuvent mettre en œuvre l’automatisation de manière efficace et éviter des faux pas coûteux.
Les solutions de gestion des processus métier d’Intalio fournissent des outils de bout en bout pour soutenir le fonctionnement automatique d’une entreprise sans effort.
Souhaitez-vous une signature électronique, une gestion de la correspondance ou un Case Management ? Quelles que soient vos besoins, Intalio propose des solutions avancées d’automatisation des processus métiers qui permettent une mise en place sans difficulté et un accroissement durable de la productivité.
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