De nombreuses entreprises ont abandonné le papier, mais les dysfonctionnements liés aux innombrables dossiers et armoires papier sont toujours d’actualité. Pensez au nombre de transcriptions de réunions, de factures, de dossiers de conformité et de chaînes d’approbation que votre entreprise traite quotidiennement. Les tâches sont bloquées dans des boucles, les validations traînent en longueur et vous n’avez jamais accès au document lorsque vous en avez besoin. De telles inefficacités entraînent bien plus que des retards ; elles sont frustrantes et coûteuses. Et dans la plupart des cas, elles entraînent des retards et des problèmes bien plus importants à long terme.
Pourquoi la gestion classique des documents ralentit-elle les entreprises ?
Les entreprises sont confrontées à la gestion des documents, non seulement en raison des volumes importants, mais aussi en raison de la manière dont l’information est traitée. Une organisation bancaire peut traiter chaque jour des milliers de demandes de prêt, de factures et de rapports, tandis qu’un hôpital traite les dossiers des patients, les demandes d’assurance et les documents réglementaires. En raison des erreurs humaines dans la saisie manuelle des données et de l’éparpillement des systèmes de stockage, les retards dans ces processus finissent par coûter des millions aux entreprises.
Comme nous l’avons déjà mentionné, même les entreprises qui ont adopté les formats digitaux sont encore confrontées à des inefficacités. Les documents peuvent être stockés sur différentes plateformes, ce qui les rend difficiles à retrouver. Dans les secteurs qui exigent des contrôles et une conformité stricts, une seule signature manquante ou un document inexact peut entraîner des risques juridiques et financiers.
Le pouvoir de l’automatisation dans les processus documentaires
La première étape vers un traitement plus efficace des documents consiste à automatiser les processus répétitifs. Au lieu de demander aux collaborateurs de gérer l’ensemble du processus, du filtrage des informations à leur vérification, les systèmes intelligents de gestion des documents peuvent être utilisés pour réduire à la fois les risques d’erreurs et le temps nécessaire à l’exécution des tâches répétitives.
Comment les systèmes de gestion des documents améliorent la conformité et la sécurité
La plupart des entreprises modernes stockent des tonnes d’informations d’identification sensibles et personnelles sur leurs clients. Il peut s’agir de dates de naissance, de nationalités, de numéros de cartes d’identité, voire de coordonnées bancaires. Les entreprises qui travaillent avec ce type de données doivent constamment contrôler leurs documents et leurs contrôles d’accès afin que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Malheureusement, comme les entreprises ne gèrent pas correctement leurs documents, les violations de données sont fréquentes et les données personnelles sont souvent perdues.
Un système intelligent de gestion des documents aide les entreprises à rester conformes en suivant chaque document tout au long de son cycle de vie. Les contrôles d’accès garantissent que seuls les utilisateurs approuvés peuvent consulter ou modifier certains documents. Comme chaque modification et mise à jour est enregistrée, les utilisateurs ont accès à une piste d’audit complète en cas de litige ou d’examen réglementaire.
La plupart des systèmes de gestion documentaire modernes, comme Intalio, proposent également de multiples méthodes pour capturer les données, telles que des outils d’importation en masse, des capacités de classement basées sur l’apprentissage automatique et même des fonctionnalités qui favorisent une collaboration fluide entre les équipes.
Comment les systèmes de gestion des documents favorisent la collaboration
L’accès rapide aux documents est important pour le bon déroulement des opérations. Les heures passées à rechercher des documents et à envoyer des emails à l’ensemble de l’entreprise pour y accéder pourraient être utilisées de manière bien plus productive. Dans les secteurs où l’accès rapide à l’information est un enjeu crucial, les retards peuvent avoir un impact sur le service à la clientèle, les rapports financiers ou même les soins aux patients.
Un système de gestion centralisée des documents qui stocke les fichiers dans un emplacement unique permet aux collaborateurs de trouver les informations dont ils ont besoin en quelques secondes. Au lieu de trier les pièces jointes des emails ou les disques partagés, les utilisateurs peuvent récupérer les documents à l’aide de simples recherches par mots-clés, de filtres de métadonnées ou de recommandations alimentées par l’IA.
La collaboration s’améliore également lorsque les processus documentaires sont automatisés. Les équipes peuvent réviser, approuver et finaliser les documents sans avoir à envoyer d’innombrables courriels. Les validations automatisées réduisent les goulots d’étranglement, ce qui permet aux projets et aux processus d’avancer.
Pourquoi l’automatisation du stockage et du traitement des documents est indispensable à la transformation numérique
L’optimisation des processus documentaires est plus qu’une simple question de facilité : elle est cruciale pour aider les entreprises à réduire les risques de sécurité et à rester en conformité avec les réglementations du secteur. Les entreprises qui n’utilisent pas d’outil de gestion documentaire et s’appuient sur des processus manuels risquent d’être distancées par celles qui ont adopté l’automatisation.
Grâce à l’automatisation des documents alimentée par l’IA, les entreprises peuvent améliorer la précision, réduire les délais d’approbation et s’assurer que chaque document est correctement traité, sans erreur humaine. La bonne solution de gestion documentaire peut transformer la manière dont les entreprises traitent les informations, en rendant chaque processus plus fluide, plus intelligent et plus sûr.
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