La gestion documentaire n’est plus une option, mais une nécessité dans le monde des entreprises en constante évolution. Les entreprises n’ont plus besoin de stocker leurs fichiers dans des solutions de classement des dossiers volumineuses et de suivre manuellement des informations essentielles. Elles cherchent à rendre leurs opérations plus fluides et productives, ce qui signifie qu’une solution ECM est incontournable. C’est là qu’intervient la magie du système de gestion documentaire d’Intalio, transformant la manière dont une entreprise perçoit ses documents et ses informations.
Les solutions de gestion de contenu documentaire d’Intalio, une suite de produits conçue pour gérer les processus de création, de modification et d’archivage de documents, quel que soit leur volume, visent à offrir aux clients une gestion documentaire optimisée et plus efficace. En utilisant des capacités de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique (ML), ces solutions automatisent les tâches répétitives, améliorant ainsi la performance des collaborateurs et leur permettant de se conformer aux réglementations de leur secteur. Une priorité faite sur la technologie cloud et la mobilité, la plateforme Intalio permet aux entreprises d’innover plus facilement et de garder une longueur d’avance dans un monde de plus en plus numérique.
Optimisation de la capture et de la gestion du contenu
La plateforme de services de contenu d’Intalio se distingue par la simplification de la capture de contenu, l’une de ses fonctionnalités les plus essentielles. Elle permet aux entreprises de capturer facilement du contenu spécifique ou de numériser en masse de nombreux documents papier, évitant ainsi la saisie manuelle des données.
Selon une étude menée par Deep Analysis, 45 % des entreprises s’appuient encore sur des processus papier, ce qui peut gravement nuire à leur efficacité et à leur productivité. Intalio relève ce défi en automatisant l’ensemble du processus de capture de contenu, allant de l’identification et de l’enregistrement automatiques à la classification des fichiers et des documents.
De plus, la solution de gestion de contenu documentaire d’Intalio utilise la technologie OCR pour convertir les données textuelles en texte lisible et modifiable, facilitant ainsi la recherche, la récupération et l’analyse des informations. Cela permet aux entreprises d’économiser des heures de travail et des ressources, car la saisie manuelle est chronophage, sujette aux erreurs et source de nombreuses fautes. Toutes les informations sont ainsi organisées et facilement accessibles, chaque élément de contenu étant associé aux fichiers correspondants dans le système de gestion de contenu numérique.
Améliorer la gestion documentaire et la collaboration
Dès la capture des documents, le système de gestion documentaire d’Intalio offre un outil complet pour une gestion efficace des documents. Il permet aux entreprises d’obtenir une vue à 360 degrés de leurs documents, éliminant ainsi les processus disparates, répétitifs et inefficaces.
Selon une étude, les entreprises américaines gaspillent 8 milliards de dollars par an en papier, ce qui nuit à leur productivité. La solution d’Intalio répond à ce problème en offrant aux entreprises la possibilité de créer un coffre-fort numérique permettant de capturer, récupérer et stocker les documents de manière sûre et sécurisée. Les informations critiques deviennent ainsi facilement accessibles.
Parmi les autres options de classement et de catégorisation, on trouve l’apprentissage automatique et la classification basée sur des règles de gestion, qui permettent aux entreprises de classer leur contenu de manière adaptée à leurs besoins. Grâce à la solution de gestion des documents électroniques et des archives d’Intalio, les utilisateurs peuvent collecter et analyser les métadonnées des documents afin de les associer aux agrégations appropriées, ce qui leur permet d’obtenir des informations précieuses sur le contenu. Ce niveau d’organisation et de visibilité améliore l’efficacité et favorise une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe.
L’accessibilité mobile est une nécessité dans le monde d’aujourd’hui. La plateforme de services de contenu d’Intalio l’a bien compris et propose donc un système basé sur le web, accessible via des smartphones et des tablettes. Ainsi, les collaborateurs peuvent gérer le contenu en déplacement, ce qui leur permet de rester productifs et connectés, peu importe où ils travaillent. Les utilisateurs peuvent localiser n’importe quel document grâce à une navigation facile à travers les dossiers et les options de recherche, ce qui leur fait gagner du temps.
Gestion des ressources numériques et des archives
La plateforme de services de contenu d’Intalio propose également une solution performante de gestion des ressources numériques, en plus de la gestion documentaire. En centralisant la manière dont les entreprises travaillent avec des ressources numériques tels que les fichiers multimédias, la solution DAM d’Intalio garantit une collaboration interservices et simplifie les flux de travail.
Les entreprises peuvent ainsi organiser et catégoriser leurs ressources numériques à l’échelle de l’entreprise, facilitant leur recherche et leur utilisation lorsque cela est nécessaire. Grâce à la recherche et à la classification, ainsi qu’aux capacités de l’IA, la plateforme Intalio permet à une entreprise de ne jamais perdre une ressource. De plus, l’utilisation de flux de travail automatisés et d’APIs intégrées via la plateforme simplifie la manière dont les entreprises utilisent et distribuent leurs ressources numériques, créant ainsi une efficacité et une productivité accrues.
Les solutions de gestion de contenu documentaire d’Intalio offrent aux entreprises un module de qualité professionnelle pour le traitement des informations sensibles. Cela permet aux entreprises de collecter, partager et suivre les archives de l’entreprise, tout en offrant un accès aux membres autorisés de l’équipe qui respectent les exigences du secteur. Les entreprises peuvent l’utiliser pour sécuriser leurs archives via une gestion des clés publiques (IGC) et gérer leurs paramètres.
La plateforme d’Intalio permet également aux entreprises de mettre en place des planifications de conservation des archives en fonction de leurs politiques retentions internes et des exigences externes, de sorte que les archives importantes soient conservées et les documents inutiles éliminés selon des règles établies. Les entreprises peuvent suivre le cycle de vie des archives avec une approche de gestion des enregistrements du début à la fin, où rien n’est perdu grâce à une piste d’audit détaillée et des rapports disponibles à la demande.
Favoriser la collaboration et la gouvernance de l’information
Ce ne sont pas seulement ses fonctionnalités et modules spécifiques, les avantages de la plateforme de services de contenu d’Intalio ne se limitent pas à cela. Grâce à sa capacité à offrir une collaboration fluide, les équipes peuvent travailler depuis n’importe quel lieu. Une visionneuse universelle intégrée permet aux utilisateurs de visualiser et de commenter différents types et formats de contenu, ce qui peut contribuer à améliorer la communication et la prise de décision.
Les tableaux de bord graphiques configurables augmentent encore la productivité en offrant une vue claire des contenus et des tâches, permettant ainsi à la direction de prendre les bonnes décisions pour faire avancer l’entreprise. Selon un rapport de McKinsey, l’amélioration de la collaboration et de la communication peut augmenter la productivité de jusqu’à 25 %.
Le deuxième domaine majeur de la plateforme de services de contenu d’Intalio est la gouvernance de l’information. Cette plateforme permet aux entreprises d’utiliser, de contrôler, de conserver et d’éliminer efficacement les informations de l’entreprise. Les solutions de gouvernance flexibles et adaptées offrent à la fois des fonctionnalités centrées sur les processus et centrées sur le contenu, garantissant ainsi que les informations de l’entreprise sont gérées de manière cohérente avec les objectifs de l’entreprise et les exigences réglementaires.
Les informations sont protégées tout au long de leur cycle de vie contre la perte et les abus. En effet, un article d’étude de Gartner a révélé qu’une mauvaise gouvernance des données pourrait entraîner des pertes organisationnelles moyennes de 12,9 millions de dollars. Intalio permet donc une gestion sécurisée et conforme de l’information, réduisant ainsi les risques grâce à un tel système de gestion documentaire.
Optimisation de la gestion du cycle de vie de l’information
Intalio met en avant sa plateforme de services de contenu pour optimiser la gestion du cycle de vie de l’information en mettant en avant les contenus critiques, les modèles et les taches récurrentes. Tout en révélant des contenus essentiels, elle rend les opérations des entreprises compréhensibles grâce à des analyses détaillées et approfondies, permettant aux entreprises de prendre des décisions basées sur les données.
Grâce à la diversité des contenus, des formats et des sources, les entreprises peuvent révéler des opportunités cachées et favoriser l’amélioration continue en exploitant le contenu via une plateforme unifiée de gestion de contenu. La plateforme Intalio offre une fonctionnalité de recherche dynamique et fédérée, facilitant l’interprétation des informations ciblées à des fins stratégiques, et donnant ainsi un avantage compétitif.
Conclusion
En résumé, les services de contenu d’Intalio sont une véritable révolution qui simplifie la gestion des archives électroniques. En exploitant la puissance de l’IA et du ML appliquée à la technologie cloud, les entreprises ont l’opportunité d’éliminer toute tâche répétitive dans leurs processus, d’améliorer la performance de leurs collaborateurs et de garantir la conformité avec les réglementations.
La plateforme d’Intalio est composée d’un ensemble complet de fonctionnalités et de modules pour la capture de contenu, la gestion des documents, la gestion des ressources et des archives, afin d’optimiser le cycle de vie de l’information des entreprises. Au rythme où évolue le monde, il est possible de rester en tête grâce aux services de contenu d’Intalio, une passerelle vers l’utilisation complète du potentiel d’une entreprise.
