Dans de nombreuses entreprises, la façon dont le travail est effectué n’a pas beaucoup changé depuis des années. Les tâches circulent dans les boîtes de réception, les approbations sont noyées dans les séries d’e-emails et les documents importants finissent dans le mauvais dossier, ou pire, sont complètement oubliés. Ces processus peuvent sembler familiers, mais ils sont rarement efficaces. Le plus souvent, les gens s’en contentent parce que « c’est comme ça qu’on a toujours fait ».
Les processus traditionnels reposent sur des transferts manuels et sur la mémoire humaine. Quelqu’un doit se souvenir de transmettre un formulaire, d’assurer le suivi d’une demande ou de vérifier que la bonne version d’un fichier est utilisée. Bien entendu, dans de telles situations, un simple email oublié peut retarder une décision de plusieurs jours ou semaines, ou un document mal étiqueté peut faire déraper tout un cycle d’examen. C’est pourquoi il est essentiel de savoir clairement qui est impliqué dans le processus et quelle est sa place, afin d’éviter les retards.
Le coût des processus manuels
Les processus manuels et les processus de travail reposent généralement sur les personnes et leur emploi du temps plutôt que sur des outils d’automatisation des processus de travail. Si cela peut fonctionner dans les situations où il n’y a que quelques tâches à effectuer, la marge d’erreur augmente lorsqu’il y a beaucoup de tâches à accomplir. Les dossiers sont dupliqués, les approbations sont retardées et les décisions sont prises sur la base d’informations obsolètes. Ces problèmes peuvent sembler mineurs, mais au fil du temps, ils sapent l’élan de l’équipe et l’empêchent de se concentrer sur des tâches à plus importantes.
Les erreurs dans les processus manuels ne sont pas toujours dramatiques. Elles sont souvent subtiles. Une tâche peut être marquée comme terminée avant qu’elle ne le soit réellement, ou un changement peut être enregistré à un endroit mais non mis à jour à un autre. Ces incohérences brisent la confiance dans le processus lui-même, ce qui conduit à passer plus de temps à revérifier et à corriger, et les équipes finissent par faire le même travail deux fois juste pour s’assurer qu’il a été fait correctement.
Ce que les outils d’automatisation des processus corrigent réellement
Les solutions d’automatisation des processus ne font pas qu’accélérer les choses. Avec les bons outils en place, les tâches sont acheminées automatiquement vers les bonnes personnes au bon moment. Personne ne doit se rappeler d’envoyer un rappel ou de vérifier si un document est toujours en attente d’examen, car le système s’en charge, de manière cohérente et fiable.
Plus important encore, l’automatisation remplace les hypothèses par une certaine structure. Chaque action est enregistrée, chaque étape est traçable et toutes les personnes concernées savent ce qu’on attend d’elles. Au lieu de demander « Avez-vous eu l’occasion de regarder ceci ? », les équipes peuvent aller de l’avant en sachant exactement où en sont les choses. Ce passage de l’incertitude à la clarté peut changer le fonctionnement de toute une équipe.
Voici ce qu’un outil d’automatisation des processus bien conçu peut offrir :
- Routage automatique des tâches qui élimine la transmission manuelle et réduit les retards causés par les demandes perdues ou oubliées.
- Des rappels intégrés et des règles qui empêchent les tâches de rester en suspens.
- Une visibilité en temps réel sur l’état des tâches et les performances du processus, réduisant ainsi le besoin d’e-mails de suivi et de réunions d’état.
- Des processus normalisés qui facilitent la conformité et réduisent les variations dans la façon dont le travail est effectué.
- Des pistes d’audit et des journaux d’activité qui aident les équipes à identifier les problèmes, à suivre les décisions et à rester responsables.
L’un des principaux avantages dont on ne parle pas est lié au temps – non seulement le temps économisé grâce à la réduction du nombre d’emails ou à des transferts plus rapides, mais aussi le temps récupéré grâce à la confusion. Lorsque les gens ne sont pas coincés à courir après des mises à jour de statut ou à reconstruire des processus brisés, ils ont l’espace nécessaire pour se concentrer sur des tâches plus importantes et plus pertinentes.
Pourquoi les entreprises se tournent-elles vers les outils d’automatisation ?
La plupart des équipes ne résistent pas à l’automatisation des processus parce qu’elles n’aiment pas l’efficacité. Elles hésitent parce que le changement les perturbe. Mais s’accrocher à des processus obsolètes a son propre coût : lenteur de la prise de décision, reprises inutiles et processus qui s’interrompent dès que quelque chose change. En revanche, les outils modernes d’automatisation des processus et des processus de travail sont conçus pour s’adapter. Ils peuvent s’adapter à la logique de votre entreprise, changer au fur et à mesure que vos besoins évoluent et se connecter de manière transparente aux outils que vous utilisez déjà.
L’automatisation ne vous oblige pas à réinventer vos opérations du jour au lendemain. Vous pouvez commencer modestement, par exemple en modifiant la façon dont les demandes sont soumises ou dont les évaluations sont suivies, et vous développer au fur et à mesure. Chaque amélioration s’appuie sur la précédente, créant ainsi un système qui soutient votre équipe plutôt que de la ralentir.
La bonne nouvelle ? Vous n’avez pas besoin de rechercher la perfection dès le premier jour. L’automatisation des processus basée sur l’IA est plus puissante lorsqu’elle est itérative. L’objectif n’est pas de tout digitaliser pour le plaisir, mais d’optimiser ce qui fonctionne déjà et de repenser ce qui ne fonctionne pas.
La place d’Intalio
Chez Intalio, nous aidons les entreprises à s’éloigner du chaos des processus pour aller vers la clarté. Nos solutions d’automatisation des processus ne sont pas seulement configurables : elles sont conçues pour évoluer en même temps que vos activités. Que vous ayez besoin de simplifier les révisions internes, la collaboration entre les équipes ou de créer des processus entièrement nouveaux, notre plateforme vous offre la flexibilité nécessaire pour le faire sans avoir à tout recommencer.
Avec une visibilité intégrée, un routage intelligent et une personnalisation à faible code, les outils d’automatisation des processus d’Intalio offrent des avantages qui vont au-delà de la seule vitesse. Vous pouvez définir le succès de votre processus, mesurer ses performances et l’améliorer au fil du temps, le tout sans être enfermé dans des modèles rigides ou des processus qui ne sont plus adaptés.
Les processus traditionnels peuvent sembler familiers, mais ils cachent souvent des inefficacités trop coûteuses pour être ignorées. L’automatisation des processus ne résout pas tout, mais elle donne aux équipes la structure, la rapidité et la clarté dont elles ont besoin pour faire leur meilleur travail. Prêt à franchir le pas de l’automatisation des processus ? Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment les outils d’automatisation des processus d’Intalio peuvent vous aider.
