Les contrats régissent les activités des entreprises. Il y a un contrat pour tout, de l’accueil des nouveaux collaborateurs et des nouveaux clients aux accords de niveau de service et aux accords de non-divulgation définissant la manière de traiter les informations confidentielles. Même lorsqu’il ne s’agit pas d’informations confidentielles, les contrats constituent toujours un document de confiance entre toutes les parties concernées, ce qui les place dans une situation délicate. Les systèmes de gestion des contrats éliminent les difficultés rencontrées en introduisant l’automatisation et des processus structurés. Ces systèmes permettent aux contrats de suivre efficacement leur cycle de vie, de la création à l’exécution, sans être bloqués dans des boucles d’approbation ou perdus dans des systèmes de stockage désorganisés.
Simplification de la validation des contrats
Un contrat n’a de valeur que s’il est exécuté à temps. Vous souvenez-vous du dernier contrat dans votre entreprise qui s’est perdu dans la boucle d’approbation pendant des mois ? Il y a fort à parier que de nombreuses parties prenantes étaient impliquées, des chefs d’équipe aux responsables nationaux, voire aux directeurs. Souvent, il y a aussi plusieurs fils d’e-mails et conversations Slack qui parlent du même contrat, mais avec des personnes différentes. Résultat ? La visibilité sur les questions posées par les autres membres de l’équipe est limitée et les retards s’accumulent.
En unifiant toutes les communications et en gérant les versions des contrats en un seul endroit, une solution intelligente de gestion des contrats comme Intalio garantit que tout le monde voit toujours la version la plus récente et la plus précise d’un document. Avec Intalio, vous pouvez également envoyer des alertes et des notifications lorsqu’une action est nécessaire afin que les contrats ne restent pas inactifs pendant des jours ou des semaines. Les processus automatisés envoient les accords aux bonnes parties prenantes sans confusion, éliminant ainsi le besoin d’un suivi constant.
Grâce à des modèles standardisés et à une classification intelligente, Intalio aide également les entreprises à modifier les profils des fournisseurs afin que leurs informations clés et l’historique des contrats soient toujours à jour. En réduisant le temps consacré à la rédaction et à la validation des accords, les entreprises concluent des contrats plus rapidement et améliorent leur productivité globale.
Intégrer la conformité dans le processus
Les contrats sont, par nature, juridiquement contraignants. La conformité est donc un enjeu majeur pour les entreprises, notamment en ce qui concerne la manière dont elles créent, gèrent et stockent leurs contrats. Les entreprises doivent constamment s’assurer que les accords sont conformes aux réglementations sectorielles, aux politiques de l’entreprise et à l’évolution des normes juridiques. Les révisions manuelles peuvent être rares et espacées, ce qui rend difficile le maintien d’un dossier de conformité clair.
La gestion des contrats alimentée par l’IA peut automatiser les contrôles de conformité. Les contrats peuvent être analysés en temps réel pour identifier les risques et mettre en évidence tout ce qui va à l’encontre des politiques de l’entreprise. Au lieu de s’appuyer sur des audits périodiques, les entreprises maintiennent une surveillance continue de leurs contrats.
Les équipes juridiques et de conformité ont également accès à des rapports structurés qui résument les principales obligations, les facteurs de risque et les délais de renouvellement. Cela réduit les efforts administratifs tout en améliorant la capacité à suivre et à faire respecter les exigences de conformité.
Utilisation des données contractuelles pour des prévisions et des prises de décision intelligentes
Les outils d’analyse alimentés par l’IA changent la façon dont les entreprises abordent les contrats en transformant les données contractuelles en renseignements exploitables. Avec les bons outils d’analyse, les entreprises peuvent suivre les schémas de négociation, surveiller les performances des fournisseurs et prévoir les délais de renouvellement avec une plus grande précision. Ces informations permettent aux équipes de prendre des décisions proactives basées sur des données provenant de l’entreprise au lieu de s’appuyer sur des tiers ou des suppositions.
Grâce à une approche structurée des données contractuelles, les entreprises améliorent leur efficacité, réduisent leurs coûts et renforcent leurs stratégies de négociation à long terme. Au lieu de perdre toute visibilité une fois le contrat signé, envisagez d’utiliser un outil de gestion des contrats doté de fonctions d’analyse pour continuer à extraire de la valeur de vos accords et contrats.
Vous souhaitez réduire les délais tout en maintenant la conformité avec vos propres données contractuelles ? Avec l’outil de gestion des contrats d’Intalio, les entreprises peuvent :
- Generate contracts digitally and populate their fields using predefined templates.
- Capture documents for easy signing.
- Assign customizable reference numbers automatically.
- Edit vendor profiles by updating key details and display their contract history.
- Define requests based on pre-defined processing rules.
- Send out alerts and notifications to speed up processes.
- Store legal documents and their amendments electronically within a centralized repository.
Convaincu des avantages ? Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment Intalio permet d’organiser les contrats, de les rendre accessibles et de les optimiser.
