La valeur croissante des données nécessite aujourd’hui un effort important pour être gérées et conservées. Un effort plus important est nécessaire pour offrir un moyen fiable, intelligent et sécurisé permettant de bien partager et utiliser ces données, en particulier en ce qui concerne les processus et les flux de travail clés qui permettent aux organisations et aux gouvernements de communiquer.
Pour gérer et traiter efficacement les informations, Intalio propose Intalio iFile, une solution basée sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour capturer, extraire et traiter intelligemment les informations quel que soit leur emplacement. Intalio iFile permet de capturer du contenu à partir de plusieurs sources et référentiels et dans une multitude de formats tout en combinant des fonctionnalités simples et riches de gestion intelligente des documents, d’automatisation intelligente des flux de travail, de gestion et d’extraction intelligentes des métadonnées, de traitement intelligent et de classification des documents critiques de l’entreprise par la découverte et marquage automatique.
Profitez de plus de contrôle avec Intalio iFile…
En gérant des types de documents complexes et en réduisant le processus de recours uniquement aux documents papier puis en optimisant la visibilité des informations numériques qui pourraient être utiles dans la prise de décision, Intalio iFile permet de fournir rapidement des services de contenu à un coût optimisé. Cette solution automatise les cycles d’approbation liés à différents types ou workflows dans divers secteurs d’activité tels que l’assurance, la finance, les ressources humaines, les médias, les gouvernements, etc.
Intalio iFile prend en charge l’automatisation intelligente des fichiers, en tirant parti de l’utilisation de l’IA sur le contenu capturé. Ces fichiers sont ensuite traités avec des services cognitifs et des informations utiles en sont alors extraites.
L’apprentissage automatique est optimisé, ce qui permet au système d’identifier le type de chaque fichier afin de classer automatiquement les documents sans aucune intervention humaine.
4 phases principales d’un système de gestion de fichiers intelligent :
- La phase de capture :
La première phase du cycle de vie d’Automation Intelligente consiste en une phase de capture de contenu. Les données sont saisies, numérisées ou téléchargées électroniquement dans le système, puis organisées en dossiers de classification. La solution gère différents types de fichiers et documents associés. Donc, s’il s’agit par exemple d’une compagnie d’assurance, chaque client aura un dossier initial avec tous les documents nécessaires (détails de la voiture, détails du propriétaire, historique et photos).
- La Phase de classification :
Une fois capturé, le contenu sera stocké dans son plan de classification approprié avec les documents associés. Par exemple, Intalio iFile stockera tous les documents récupérés ou nouvellement ajoutés dans un plan de classement dynamique. Ce service d’auto-classification organisera les documents en fonction de leurs métadonnées. Des fonctionnalités de collaboration sont fournies permettant aux utilisateurs d’ouvrir, de consulter, d’annoter et de partager des documents et du contenu en fonction de leurs droits d’accès et rôles prédéfinis.
- La phase d’automatisation :
Intalio iFile aide à modéliser le flux de travail de niveau intermédiaire à complexe et à affecter les départements et utilisateurs concernés. Il permet également de définir le début, la date de fin et d’échéance pour les actions de chaque cas et déléguer les activités et les tâches. Dans une institution financière, par exemple, une demande de prêt sera diffusée pour examen, approbation ou transférée en interne par les utilisateurs concernés afin d’appliquer une mesure appropriée. Les utilisateurs, via Intalio iFile, peuvent signer numériquement les documents de cas et surveiller et suivre toutes les tâches à partir d’un tableau de bord. L’intelligence artificielle est également mise en fonction dans l’automatisation permettant de profiter de la technologie de computer vision et des services cognitifs pour automatiser davantage les processus basés sur le contenu extrait et traité.
- La phase de suivi et de surveillance :
Pendant le cycle de vie des flux de travail, les statistiques intégrées du système ainsi que le suivi visuel et les rapports détaillés d’audit fournissent un aperçu précis et à jour des données, des cas, des nouveautés et des modifications qui ont été apportées. Une génération personnalisée de rapports et des KPI de rapports prêts à l’emploi générés automatiquement sont inclus dans la liste des fonctionnalités Intalio iFile.
EXAMPLE –
Un client de la société d’assurance appelle pour signaler un accident. La société envoie un expert en réparation après l’accident pour évaluer la situation et soumettre un rapport qui va générer la création d’un nouveau dossier.
Cet incident peut être résolu avec 2 méthodes différentes. Une méthode manuelle, l’autre automatique. La technologie a facilité de nombreuses méthodes, les rendant plus précises, fiables et transparentes. Au lieu d’avoir une équipe pour parcourir les images et les rapports, les étudier et les classer, l’utilisateur final d’Intalio iFile télécharge toutes les photos et informations relatives à l’accident de voiture pour soumettre une nouvelle réclamation.
Les fonctionnalités d’automatisation intelligente d’iFile seront déclenchées pour extraire des informations utiles issues des images en tirant parti des services cognitifs tels que ANPR pour extraire le numéro de plaque d’immatriculation, la vision par ordinateur pour détecter le type, la marque et la couleur de la voiture…
En conséquence, un premier ensemble de règles prédéfinies sera exécuté pour vérifier le statut du propriétaire de la réclamation, la validité de la police d’assurance, le rapport d’expert, etc. Les documents associés seront ensuite classés selon des critères prédéfinis via Machine Learning.
Le système analysera alors automatiquement les qualifications du dossier avant de choisir de soumettre la demande d’approbation.
Normalement, ou si nous pouvons dire « manuellement », ce processus nécessiterait la participation de nombreux employés et plusieurs routines, ce qui prend un certain temps pour atteindre la phase finale du processus. Grâce à Intalio iFile, la demande sera transmise automatiquement aux personnes concernées pour approbation et signature numérique.
Une fois approuvé, et au lieu du processus manuel de création et de classement du nouveau « dossier », Intalio iFile génère automatiquement un identifiant pour la demande, l’envoie au client avec le statut d’approbation ou de rejet de la réclamation.
De même, le centre de réparation enverra une facture avec l’ID de la demande à la société d’assurance pour traiter la facture.
La fonction de suivi Intalio iFile garantit un processus automatisé précis et ne laisse aucune place aux erreurs ou à la fraude.
Le volume d’informations que les entreprises génèrent explose de jour en jour. Mettre en œuvre une solution pour capturer, extraire, traiter, gérer et analyser toutes les informations stockées en toute sécurité n’est plus une option. Intalio, en tant que fournisseur de logiciels et leader mondial des services de contenu, propose une solution qui peut réduire le temps de traitement, améliorer les performances des employés, réaliser des économies et améliorer le service client et la qualité.
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