Avec la propagation du Coronavirus partout dans le monde, et avec le confinement imposé aux sociétés, difficile d’anticiper les conséquences sur nos interactions sociales et nos relations avec le monde extérieur.
Les entreprises font face à un changement technologique drastique et soudain. C’est toute l’organisation des entreprises qui doit être repensée pour gérer les opérations en interne ou en externe tout en respectant les nouvelles contraintes de distanciation sociale. La révolution de la transformation numérique est inévitable.
Tous les secteurs d’activité mettent en place leur Plan de Continuité d’Activité avec les recommandations sécuritaires liées au Covid-19 pour protéger leurs collaborateurs et préserver leur travail. Les pratiques de distanciation doivent impérativement faire appel au numérique pour gérer les tâches quotidiennes. Cette transition forcée fait prendre conscience aux entreprises que leur projet de transformation digitale est passé du statut nécessaire au statut essentiel. Ce sera pour beaucoup une question de survie.
L’impact du Covid-19 sur les entreprises
Après l’impact sur les hommes, l’impact de cette pandémie sur les entreprises au niveau mondial est sans précédent.
Confrontées à de nouveaux défis, les entreprises sont contraintes soit de mettre la clé sous la porte, soit de s’adapter. Elles doivent réagir très rapidement et passer au numérique pour survivre. Celles qui avaient déjà entamé leur transformation numérique accélèrent le processus pour finaliser leur projet et celles qui n’avaient pas encore commencé, doivent impérativement mettre en place leur transformation. Le Covid-19 agit comme un accélérateur de transformation numérique.
Cette situation exceptionnelle a forcé les sociétés qui proposaient encore des services manuels ou partiellement automatisés, à passer au tout numérique. Le contact physique n’étant plus de mise, les candidats soumettent dorénavant leurs demandes en ligne. Toutes les demandes sont maintenant acceptées avec des documents électroniques, en remplacement du document original.
Comme nous le savons tous, le coronavirus peut être transmis via différentes surfaces, y compris le papier. Ceci a donc automatiquement eu pour effet de bannir toutes les procédures et formalités sur papier. Même les administrations publiques ont fait preuve de souplesse en annulant toutes les formalités administratives et en rendant les données accessibles en ligne, à partir de n’importe où sans avoir besoin des documents physiques… S’en est suivi un assouplissement des contraintes juridiques quant à l’utilisation des documents électroniques.
Une flexibilité de la part des dirigeants s’est aussi fait ressentir. Avant le Covid-19, leur centre de décision était déjà assez limité mais aujourd’hui ils n’ont pas d’autre choix que de prendre leur décision à distance. Cela implique la nécessité de s’adapter avec des systèmes sur portable, tablette ou autres appareils afin de faciliter le processus de prise de décision.
De plus, les réunions sont virtuelles ou ne sont pas. Cependant les plateformes de réunions virtuelles ne sont pas suffisamment performantes pour les entreprises. Aujourd’hui, ces dernières ont besoin d’une solution de gestion de réunion virtuelle plus complète offrant des services professionnels au-delà des appels vidéo/audio.
Le composant majeur de la transformation numérique est une plateforme de services de contenu performante jouant un rôle vital dans cette transformation sachant que toutes les interactions avec les clients commencent et se terminent avec du contenu. Les entreprises qui ont effectivement défini une stratégie de gestion de contenu numérisé sont en mesure de fonctionner en toutes circonstances. Par conséquent, si votre société n’est pas encore passée au numérique, c’est maintenant le bon moment de s’y mettre, au risque de ne pas survivre.
L’importance des Services de Contenu pendant le Covid-19 –
Etant donné les circonstances, les services de contenu sont essentiels dans le sens où toutes les opérations basées sur le contenu peuvent être optimisées et automatisées. Les entreprises peuvent également bénéficier d’un accès omniprésent et multicanal aux documents sensibles, communications et autres contenus clients critiques.
Aujourd’hui plus que jamais, les organisations en ont besoin pour permettre aux entreprises de rester connectées avec les équipes et les systèmes afin de maintenir le support client et d’offrir une stabilité. Si nous prenons aujourd’hui un scénario typique de collaborateurs essayant d’effectuer une tâche à distance depuis leur domicile, une plateforme de services de contenu efficace leur permettra d’accéder facilement aux bonnes informations à partir de n’importe quel appareil, de modifier et d’envoyer les documents requis, de les approuver et de les signer grâce à des outils numériques. Cela améliorera non seulement la productivité et l’efficacité du travail, mais permettra également aux organisations d’exposer leurs services à de nouveaux canaux et consommateurs, garantissant la durabilité et la continuité.
L’Avenir des Services de Contenu –
Avec le Covid-19 qui affecte notre façon de travailler, la mise en place des services de contenu a été accélérée et modifiée pour se concentrer sur la structure interne de l’entreprise et le besoin d’implémenter une automatisation de gestion des processus verticale et ainsi adhérer à sa stratégie et ses objectifs.
Certains aspects des solutions de services de contenu qui étaient auparavant considérés comme un luxe, ou bien des fonctionnalités pratiques, sont désormais essentiels et obligatoires pour la survie des entreprises. Bien que les contraintes légales ne vont plus freiner les procédures, les entreprises ne pourront plus continuer avec les services de gestion de contenu de base. Au lieu de cela, elles se concentreront sur des solutions centrées sur le contenu spécifique au métier de l’entreprise, telles que :
- Solution complète de Gestion de réunion :
La solution de visioconférence devra fournir des fonctionnalités supplémentaires à la vidéo et à l’audio. Les entreprises vont sentir le besoin de mettre en œuvre un système de gestion de réunion virtuelle approprié qui offre la possibilité de créer un agenda, planifier la réunion, surveiller la participation, créer des comptes-rendus de réunion, enregistrer et extraire certaines parties de la réunion, etc.
- Outils de Gestion de crise :
Les entreprises doivent être préparées en mettant en place une solution de gestion de crise intégrée pour combler tout écart potentiel auquel une entreprise est susceptible de faire face. Intalio propose une solution conçue pour protéger toutes les entreprises pendant une crise déclenchée par des facteurs internes ou externes afin de garantir que la direction et les équipes puissent assurer la continuité des activités. Les informations peuvent être partagées entre les équipes et les décideurs – en temps réel – car ils disposent de l’ensemble des outils nécessaires pour collaborer rapidement, prendre les meilleures décisions, planifier, prendre des mesures et suivre leur résultat.
- Outils de mobilité :
Accomplissez vos tâches où que vous soyez dans le monde grâce à une application mobile native adaptée aux tablettes et aux appareils mobiles fonctionnant sur Android ou IOS. Des outils tels que Correspondence Mobility et Executive Portal vous fournissent toutes les fonctionnalités nécessaires pour effectuer vos tâches à distance. Vous pouvez interagir avec le système via une interface facile à utiliser, adaptée à toutes sortes d’appareils électroniques intelligents. Cela vous permettra de trouver, suivre, réviser, modifier et même signer des documents et des correspondances à tout moment, depuis n’importe quel endroit en utilisant votre appareil préféré.
- Logiciel de signature numérique :
Avec la migration mondiale des documents papier vers les actifs électroniques tels que les messages et les correspondances, l’adoption des signatures numériques a émergé dans toutes les industries. Intalio© Sign peut être ajouté à n’importe quelle solution centrale pour offrir des fonctions de signature numérique grâce à un ensemble de solutions de bibliothèque contenant toutes les fonctionnalités de base telles que les signatures, les certificats, les connexions à la base de données et bien plus encore.
Des mesures de sécurité innovantes ont été mises en place pour créer une signature numérique infalsifiable : de puissantes techniques de cryptage associées à des certificats d’autorité, des titres dédiés et des procédures de validation Intalio©. Tout cela se traduit par une signature très efficace et particulièrement fiable, compatible avec les contraintes juridiques liées aux documents.
De plus, les entreprises devront mettre en place une plateforme complète qui leur permettra de poursuivre leurs procédures via un portail en ligne. Cette plateforme intégrée complète devrait leur permettre d’envoyer, de modifier et d’approuver simultanément des documents en les acheminant vers plusieurs utilisateurs en interne et en externe, tout en suivant visuellement chaque étape du cycle de vie des documents.
Les plateformes de services de contenu sont un élément essentiel de la stratégie de contenu de toute organisation. Elles couvrent les aspects plus formels de l’utilisation du contenu dans une organisation ; cela comprend des fonctionnalités telles que la gestion des documents, la gestion des archives, le workflow et la capture de contenu. Par opposition aux fonctions de collaboration de contenu qui sont utilisées dans les collaborations ad hoc informelles.
Comment Intalio peut aider votre organisation ?
La transformation numérique est devenue essentielle à la survie de toute entreprise pendant le Covid-19 et surtout après. Nous sommes à l’ère numérique après tout ; cependant le Covid-19 a définitivement accéléré le processus. Notre conseil à toute organisation à ce stade est de reprendre son initiative de transformation numérique et d’adapter sa stratégie dans le statu quo actuel.
EverteamGS-Intalio dispose d’un ensemble solide de plateformes de gestion de contenu présenté dans des fonctionnalités d’expérience utilisateur modernes. Grâce à sa visionneuse universelle intégrée, la plupart des types et formats de contenu peuvent être consultés, annotés, commentés et partagés. Ses fonctionnalités de signature numérique permettent également d’effectuer le travail à distance.
Le produit fournit des tableaux de bord graphiques innovants et configurables qui permettent une prise de décision intelligente pour améliorer la productivité.
L’ensemble du produit offre également des connecteurs tiers natifs aux outils de collaboration tels que SharePoint profitant de leurs capacités de collaboration de contenu telles que les espaces d’équipe et la gestion de projet.
L’accès instantané pour les travailleurs à distance est pris en charge par des applications de mobilité, en plus d’une expérience innovante pour les cadres qui redéfinit la façon dont ils travaillent grâce à une vue globale du contenu et des tâches de gestion et de prise de décision.
Le logiciel de gouvernance de l’information offre également des capacités innovatrices de gestion d’archivage permettant de gérer la sécurité, la confidentialité et les contrôles d’accès liés aux données régies conformément aux lois et régulations.
Commencez votre transformation dès aujourd’hui.
