La gestion de documents, souvent nommée système de gestion de documents (SGD), a secoué et façonné les entreprises. Cette gestion a redéfini la façon dont les entreprises fonctionnent dans un monde où la technologie est intégrée dans chaque détail de nos vies. Les entreprises sont passées du papier à l’électronique grâce au véritable potentiel de la numérisation, à la valeur qu’elle apporte et a l’information qu’elle intègre.
Les SGD offrent certaines des fonctionnalités les plus rudimentaires de la gestion de contenu, imposant des contrôles et des capacités de gestion aux documents. Ainsi, l’intégration et la maîtrise de produits numériques de pointe vous feront entrer dans une nouvelle ère de croissance et d’avancement des affaires.
Cependant, au fur et à mesure que les SGD évoluent au fil des ans et que nous entrons dans la prochaine génération, de nombreuses tendances seront bientôt adoptées, alors qu’il y en a d’autres toutes nouvelles que nous devrions suivre pour obtenir une meilleure efficacité.
Les principales tendances pour faire croître votre entreprise
Le Cloud
Le cloud aborde aujourd’hui deux aspects différents ; c’est le moyen idéal pour fournir des applications d’entreprise, et la solution sélectionnée pour les entreprises qui souhaitent étendre leur infrastructure ou lancer de nouvelles innovations. Les solutions basées sur le cloud vous offrent une flexibilité, une agilité et une évolutivité comme jamais auparavant.
Un environnement adapté aux mobiles
L’accès a l’information en dehors de l’espace de travail traditionnel via une variété d’appareils en ligne, y compris les smartphones et les tablettes, figure sur la liste depuis longtemps. Cela a également conduit à une demande d’un logiciel convivial compatible avec les différents appareils.
IA et la compréhension du langage naturel
L’automatisation et l’adoption rapide des technologies d’IA telles que l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel font leur chemin. Cette technologie gère les données non structurées comme les textes en langage courant. Elle pourrait être entrainée à l’aide d’ensembles de données plus petits et ne nécessite pratiquement aucune annotation ou marquage, ce qui pourrait économiser à la fois le temps et des coûts.
Une meilleure sécurité en ligne
Au fur et à mesure que l’accessibilité des documents s’améliorait, cela entraînait certaines faiblesses de sécurité. La sauvegarde du contenu sur un réseau d’employés distants sera certainement le prochain défi auquel de nombreuses entreprises devront faire face au proche avenir.
Recherche intelligente
À mesure que les données au sein d’une entreprise se développent et s’adaptent à différentes formes et que les employés sont équipés de plusieurs outils d’intelligence artificielle, les possibilités de tirer le meilleur parti des données sont illimitées. Ainsi, la fonction de recherche a évolué au-delà d’être simplement un outil pour devenir une clé incontournable pour la productivité et un accélérateur qui permet la prise de décision stratégique en offrant des avantages concurrentiels potentiels.
Mesures de sécurité avancées
Toutes ces tendances peuvent être difficiles et peuvent de-même transformer le choix d’un SGD spécifique en un processus fragile à gérer, en particulier lors de la mise en place de la sécurité. Les documents papier flottant et les enregistrements numériques génèrent tous deux des risques pour les informations confidentielles d’une entreprise. Le risque est également plié lorsque le personnel utilise des services Internet qui n’ont peut-être pas été correctement examinés et exposent ainsi les documents à un public non souhaité. Par conséquent, le recours à un SGD bien établi est obligatoire mais un processus délicat qui nécessite des calibres élevés. Mais cela ne veut pas dire que nous nions l’importance du SGD, en particulier à une époque où la technologie est devenue de plus en plus un catalyseur à la continuité des activités.
Qu’offre Intalio dans la nouvelle ère de la gestion documentaire?
Par conséquent, Intalio fournit des solutions numériques de premier ordre qui vous permettront une meilleure utilisation de votre contenu et vous permettront de fonctionner efficacement dans toute votre organisation. Ces solutions avancées réduiront le temps, les efforts et les coûts lors du traitement des documents obligatoires mais confidentiels au sein de votre bibliothèque.
L’avenir est numérique. Compte tenu des dernières tendances à venir en matière de SGD ainsi que des facteurs qui impactent sa valeur, on suppose que demain serait tout au sujet de l’utilisation de la technologie pour une tâche ennuyeuse comme le sont souvent la gestion, le stockage et l’accès aux documents. La combinaison de toutes ces tendances apporte une solution aux défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées et met en évidence le rôle de ces plateformes dans les entreprises.
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