Aperçu général
Avant de passer au numérique, Safran traitait un immense volume de documents et avait des difficultés à gérer et contrôler ses archives physiques conformément à ses besoins opérationnels et aux normes réglementaires légales. Safran utilisait une feuille Excel composée d’un tableau global avec 154 colonnes, 500 types de documents et 14 attributs.
Safran a souhaité mettre en place un système nouveau pour optimiser la gestion de ses documents et archives afin de répondre aux enjeux et attentes liés à son activité.
Safran a donc choisi Intalio pour mettre en œuvre une solution de transformation numérique simple et transparente supportant les règles des niveaux de l’entreprise et du groupe.
De quoi avaient-ils besoin ?
La feuille Excel utilisée par Safran était très complexe et prenait beaucoup de temps. Simplement, cela ne fonctionnait pas. Plus de 340 000 documents et 80% de 100 000 boîtes sont stockés dans un archiveur tiers.
Safran confrontait également des problèmes de contrôle des droits d’accès et de modification des règles. Safran recherchait la simplicité et souhaitait avoir une solution numérique moderne.
L’augmentation des exigences légales, normatives, réglementaires et internes de Safran a poussé l’entreprise à moderniser son système et sécuriser les flux électroniques.
De plus, le nombre de flux de papier augmentait (> 100 KM) aussi que les demandes d’audit des autorités de contrôle, ce qui rendait nécessaire un système de gestion numérique flexible.
Le contexte de changements fréquents de Safran dans l’entreprise (fusions, réorganisations, etc.) renforce également la nécessité d’homogénéiser les pratiques d’archivage pour l’ensemble du groupe et d’améliorer l’efficacité.
Comment Intalio a aidé Safran à surmonter ces défis ?
Intalio a proposé à Safran une solution de transformation digitale afin qu’ils puissent accéder à une référence de gouvernance pour l’ensemble du groupe. Ils peuvent maintenant définir des règles pour les différents niveaux de l’entreprise ou du groupe, tout dans un emplacement central.
Intalio a donné à Safran une capacité de configuration interne prouvant la qualité de la mise en œuvre de la solution. De plus, Intalio a présenté dans cet outil, le moteur de règles parfaitement adapté aux besoins du groupe.
Intalio a fourni à Safran la possibilité d’accéder facilement et avec sécurité aux règles. Safran peut maintenant définir les employés autorisés, à différents niveaux, pour accéder aux archives pour l’audit et la gestion des dossiers.
Avec la nouvelle solution mit en œuvre, Safran peut maintenant suivre toute modification ou changement pouvant survenir, et garantir l’amélioration des actifs informationnels tout en respectant les obligations légales, normatives et réglementaires.
La mise en œuvre de la solution est conforme aux lois, réglementations et normes, et ISO 14641-1. Les documents peuvent être présentés de manière transparente lors de toute demande d’audit possible.
Le processus d’échange d’informations et de documents avec des archiveurs tiers est également automatisé.
Après la mise en œuvre du projet d’Intalio
Après la mise en œuvre réussie du projet par Intalio, Safran a pu moderniser son outil d’archivage et ainsi réduire la charge de ses opérationnels, tout en assurant le contrôle des risques liés à la gestion des documents.
Safran utilise maintenant un outil plus flexible et adapté qui différencie plusieurs niveaux de règles. L’accès aux règles et le contrôle des droits n’ont jamais été aussi simples.
La solution mise en œuvre a simplifié le suivi des développements. Safran peut maintenant suivre les changements et analyser ses impacts.
Les documents archivés dans le système sont compatibles avec les fichiers Excel précédemment utilisés.
L’amélioration continue de la solution est toujours prise en charge avec une harmonisation des pratiques de gestion des documents d’archives au sein de l’entreprise.
Résultats
Plus de 20 000 documents physiques sont actuellement gérés par la nouvelle solution numérique, avec fluidité et simplicité.
Safran peut aussitôt accéder aux documents demandés pour des audits ou contentieux, et améliorer son patrimoine documentaire, tout en respectant les obligations légales, normatives et réglementaires liées à la conservation des documents.
« Lors des campagnes de formation des utilisateurs sur l’application, nous avons reçu d’excellents commentaires, tant sur l’ergonomie que sur la facilité d’utilisation de l’application. » A déclaré Pierre-Vincent BRUYS, responsable de la gestion et de l’archivage des documents, Safran.
À propos de Safran
Safran est un groupe international de haute technologie, un équipementier leader dans les domaines de l’aéronautique, de l’espace, de la défense et de la sécurité. Le groupe comprend un certain nombre d’entreprises à travers le monde avec plus de 95000 employés et un chiffre d’affaires de 24,6 milliards d’euros en 2019.
Safran développe, produit et commercialise des moteurs et des systèmes de propulsion pour les avions et hélicoptères civils et militaires, les missiles balistiques, les lanceurs et les satellites. Elle propose aujourd’hui une gamme complète de systèmes optroniques, de navigation et d’optiques pour une utilisation dans l’air, sur terre et en mer.
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