Enregistrement de la société, informations sur les clients, feuilles de paie et contenu : il existe un document (ou des centaines de documents !) pour tout. Des dizaines, voire des centaines, de nouveaux documents sont créés chaque semaine au sein d’une entreprise, et chacun d’entre eux doit être stocké et géré efficacement.
Lorsque l’on travaille avec des équipes pluridisciplinaires, les enjeux sont encore plus importants. Pensez à tous les processus de commentaires, d’approbations, de révisions, de contrôle d’accès et de versions auxquels votre entreprise peut être confrontée au quotidien. La gestion efficace de ces éléments peut s’avérer difficile, en particulier lorsque les entreprises se développent et que les volumes de documents augmentent.
Avec les bons outils de gestion documentaire, les entreprises peuvent créer une source unique de données avec des documents actualisés et exacts. Non seulement elles n’auront plus à rechercher les informations dont elles ont besoin dans plusieurs systèmes séparés, mais elles amélioreront également la collaboration.
Voyons ce que sont les systèmes de gestion documentaire et comment les outils peuvent aider les entreprises à centraliser, gérer et trier leurs documents.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents ?
Les systèmes de gestion documentaire (DMS) sont des outils ou des plateformes qui aident les entreprises à accéder à leurs documents, à les récupérer et à les modifier facilement. Tous les documents étant stockés au même endroit, les collaborateurs n’ont plus besoin de rechercher la bonne version, ni même de gérer des échanges de courriels pour des modifications et des approbations qui durent des jours entiers. Grâce à toute une gamme de fonctions et de possibilités conçues pour simplifier la gestion moderne des documents, les systèmes de gestion documentaire améliorent l’organisation et la collaboration, augmentent la productivité, rendent les processus plus efficaces et aident les entreprises à s’adapter.
Quelles sont les caractéristiques à privilégier dans les systèmes de gestion des documents ?
Il existe plusieurs types de GED, chacun d’entre eux étant conçu pour répondre à des problématiques spécifiques dans le cadre du cycle de vie des documents. Qu’il s’agisse de plateformes basées sur le cloud ou de logiciels On Premise, ces outils permettent aux entreprises de centraliser les informations, de simplifier les processus et d’améliorer la collaboration. Des fonctionnalités avancées telles que les processus automatisés, la recherche alimentée par l’IA et le contrôle d’accès basé sur les rôles garantissent que vos équipes peuvent collaborer efficacement tout en maintenant la sécurité et la conformité.
Les entreprises gèrent aujourd’hui des volumes de données et de documents comme elles n’en ont jamais connu auparavant. C’est pourquoi il est impératif de disposer d’une GED dont les fonctionnalités répondent aux besoins des entreprises modernes.
Voici ce que vous devriez y trouver :
Imports en masse : Étant donné que chaque service d’une entreprise traite régulièrement des centaines ou des milliers de documents, vous avez besoin d’un outil capable de centraliser toutes ces données sans passer par un processus manuel fastidieux. Les outils proposant des options d’importation en masse sont souvent équipés de scanners puissants qui simplifient la centralisation et le référencement. Dans la plupart des cas, ces outils s’intègrent également bien avec d’autres outils et applications de contenu, ce qui accélère encore le processus.
Classement avancé : Les systèmes modernes de gestion des documents sont capables de capturer et de stocker avec exactitude les métadonnées qui fournissent la structure et le contexte nécessaires à l’organisation des documents.
Collaboration : Une GED est incomplète sans outils de collaboration. L’idée de la gestion documentaire est de faciliter la collaboration et le travail d’équipe tout en évitant les retards. Il est donc important de rechercher un outil accessible à partir de n’importe quel navigateur ou localisation, intuitif et qui s’intègre bien avec d’autres outils de votre pile technologique.
Fonctions de recherche : Les systèmes de gestion documentaire doivent être capables d’offrir des fonctions de recherche qui aident les collaborateurs à trouver ce dont ils ont besoin sans perdre de temps. En fonction du volume de documents traités par votre entreprise et de la fréquence à laquelle ces documents doivent être retrouvés, vous devriez vous orienter vers un outil comme Intalio DMS qui permet aux utilisateurs de rechercher des documents de différentes manières : recherche en texte intégral, recherche booléenne, recherche basée sur les métadonnées, et même la possibilité d’effectuer des recherches à l’aide de filtres avancés.
Prêt à centraliser vos documents ? Réservez dès aujourd’hui une démonstration pour voir comment la GED d’Intalio peut vous aider grâce à ses fonctionnalités avancées de classement, de recherche et de collaboration.
Vous n’êtes pas encore prêt à franchir le pas ? Consultez notre calculateur de retour sur investissement pour savoir combien vous pouvez économiser en numérisant votre gestion documentaire.
