La plupart des entreprises traitent des centaines ou des milliers de documents, des factures aux contrats d’intégration. Dans de nombreux cas, des pratiques de gestion documentaire médiocres ou obsolètes passent inaperçues jusqu’à ce que quelque chose se produise. Il peut s’agir d’un contrat manquant qui entraîne des retards ou d’un document mal classé qui pose des problèmes de conformité.
Même si ces problèmes sont souvent ignorés, il ne faut pas les considérer comme des problèmes mineurs.
L’impact de la désorganisation sur les performances de l’entreprise
Une mauvaise gestion des documents est rarement intentionnelle. Elle tend à se produire progressivement, à mesure que les systèmes de fichiers évoluent sans structure et que les habitudes se forment autour de solutions à court terme – nommer les fichiers de manière incohérente, stocker les documents localement ou s’appuyer sur des chaînes de courriels pour les approbations. Au fil du temps, cela crée des systèmes cloisonnés qui rendent difficile la localisation de documents importants ou la recherche de la version la plus exacte d’un fichier.
Ces inefficacités prennent plus de temps que la plupart des équipes ne le réalisent. Les tâches de routine – comme la localisation d’un fichier spécifique, la confirmation du statut d’un document ou la vérification de la personne qui a effectué la dernière mise à jour – requièrent beaucoup plus d’efforts manuels que nécessaire. Cela ralentit la prise de décision, augmente les coûts administratifs et provoque des erreurs qui peuvent facilement être évitées.
Le cloisonnement des données et l’absence de contrôle des versions posent également des problèmes de responsabilité. Lorsqu’il n’y a aucun moyen de garantir qui est responsable de quoi, les équipes risquent de ne pas s’approprier leur travail, ce qui peut causer des problèmes.
Les coûts cachés en arrière plan
Il est facile d’attribuer une opportunité manquée ou une opération ratée à des documents désorganisés, mais il y a beaucoup d’autres coûts et problèmes cachés liés à un manque d’organisation. Les plus courants sont les suivants :
- Perte de temps productif : Les collaborateurs passent un temps excessif à rechercher des documents, à recréer des fichiers manquants ou à confirmer des versions.
- Données incohérentes : Sans gestion centralisée des documents, les équipes peuvent travailler avec des documents obsolètes ou incorrects. Cela peut entraîner à la fois de la confusion et des erreurs au sein de l’équipe elle-même, et de toutes les parties prenantes impliquées.
- Risque de non-conformité : Les pistes d’audit manquantes et les accès non autorisés peuvent exposer les entreprises à un risque de non-conformité.
- Manque de sécurité : Les documents stockés sur des lecteurs non sécurisés ou partagés de manière informelle augmentent la probabilité de fuites de données et d’accès non autorisés.
Ces problèmes n’entraînent peut-être pas de difficultés immédiates, mais ils sapent discrètement les activités de l’entreprise. Ils rendent également plus difficile la réponse aux audits, l’adaptation des processus internes ou l’intégration efficace de nouveaux collaborateurs.
Construire une stratégie de gestion documentaire plus intelligente
Pour remédier à la désorganisation des systèmes documentaires, il faut d’abord faire preuve de lucidité : savoir où se trouve chaque document, qui doit y avoir accès, combien de temps il doit être conservé et comment les mises à jour doivent être suivies.
Cette lucidité ne peut pas être obtenue par des outils ou des habitudes ad hoc. Elle nécessite une stratégie de gestion des documents réfléchie, soutenue par une plateforme qui favorise l’évolutivité et la cohérence dans l’ensemble de l’entreprise.
Les solutions de gestion des documents d’entreprise permettent aux entreprises de :
- Consolider le contenu dans des référentiels structurés et consultables.
- Définir des protocoles normalisés de dénomination, de balisage et d’accès
- Automatiser les processus de routine, tels que les révisions et les approbations.
- Faire respecter la conformité grâce à des règles de conservation et d’élimination basées sur des politiques.
- Contrôler l’utilisation grâce à des tableaux de bord et des journaux d’audit
With the right system, teams spend less time managing files and more time focusing on work that drives outcomes.
L’approche d’Intalio en matière de gestion documentaire
Chez Intalio, nous aidons les entreprises à dépasser les processus cloisonnés et à adopter une approche plus structurée, plus sûre et plus évolutive de la gestion de contenu. Notre système de gestion de documents d’entreprise prend en charge le cycle de vie complet d’un document, de la création et de la classification à l’accès, la conservation et l’archivage.
Grâce à des fonctionnalités telles que le classement intelligent des fichiers, le stockage des documents dans le cloud, les autorisations avancées et le routage automatisé, notre plateforme réduit les tâches manuelles tout en renforçant le contrôle et la conformité.
Que votre entreprise cherche à abandonner le papier ou à remplacer des outils obsolètes, Intalio propose une solution configurable et prête pour l’avenir qui s’inscrit dans votre stratégie de transformation digitale plus large. Prêt à franchir le pas ? Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment Intalio peut vous aider.
