Garder la trace des documents de votre entreprise est devenu une tâche à plein temps et un casse-tête quotidien. La plupart des données étant désormais stockées en ligne, il est tout à fait logique que les entreprises se préoccupent des informations sensibles et de la manière de les protéger.
Cependant, de nombreuses entreprises rencontrent encore des difficultés à faire face au nombre croissant de documents qui doivent être traités et régulés. Les entreprises doivent mettre au point un système de gestion afin de suivre l’évolution rapide du monde numérique et de passer des documents papier aux dossiers numériques.
Une stratégie solide de gestion des dossiers fournit aux entreprises les ressources dont elles ont besoin pour gérer leurs dossiers physiques et électroniques tout au long de leur cycle de vie. En outre, elle garantit aux employés un accès aux bonnes informations en temps voulu et de manière rentable. Si vous ne disposez pas d’un système de gestion de dossiers pour votre entreprise, vous vous privez de plusieurs avantages.
Avec la croissance exponentielle des données sous leurs nombreuses formes et leur provenance de sources variées, l’identification et la conservation des dossiers essentiels sont devenues de plus en plus difficiles. Voici 9 étapes que vous pouvez suivre pour mettre en place un système de gestion de dossiers efficace et durable :
- Déterminez qui va gérer les processus et les dossiers.
- Organisez les dossiers existants et éliminez ceux qui sont inutiles.
- Fournir des informations correctes, cohérentes et complètes.
- S’assurer que les utilisateurs peuvent facilement localiser et récupérer leurs dossiers.
- Créez un calendrier de conservation et de destruction de vos dossiers.
- Garantir l’élimination en toute sécurité des documents inutiles et périmés.
- Sauvegardez vos données importantes en créant un plan de reprise après sinistre.
- Formez votre équipe après avoir mis en œuvre le nouveau plan de gestion des dossiers.
- Surveillez votre programme de gestion des dossiers et tenez-le à jour.
Les systèmes de gestion des documents qui sont bien entretenus aident les entreprises à se conformer aux exigences en matière de tenue de documents, à éviter les risques liés à sécurité ainsi qu’à améliorer le flux de travail et la productivité.
Une mauvaise gestion des documents due au manque d’espace de stockage adéquat, à des contraintes de temps ou à d’autres facteurs, entraînera la perte d’informations sensibles et importantes, à la fois pour vos employés et vos clients.
Intalio reconnaît que la fourniture de documents précis et conformes est la clé de la réussite d’une entreprise. Avec le système de gestion de dossiers électroniques d’Intalio, les utilisateurs peuvent aider leurs entreprises à fournir les bonnes données, aux bonnes personnes, au bon moment.
